- Para cerrar PowerPoint 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de PowerPoint.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción salir.
Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un mensaje nos preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y seleccionar la opción adecuada para que el programa prosiga con el cierre.
ELEMENTOS DE PANTALLA INICIAL
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso.
La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles,de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
- En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.
- El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaña. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder modificarla.
- La barra de herramientas de acceso rápidocontiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.
- La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.
- La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante.
- Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el área de trabajo. - Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. 8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.
- El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.
- La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.
La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de PowerPoint, porque contiene todas las opciones que se pueden realizar. Veámosla con más detalle.
Las herramientas están organizadas de forma lógica en fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Edición. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opción Pegar, la nombraremos como Inicio>Portapapeles>Pegar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.
- Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.
- Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de dibujo no estará visible de entrada, únicamente se mostrará durante la edición de la diapositiva.
Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo>Opciones>Personalizar Cinta.
- PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por completo mediante
el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para
acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
- Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de
trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás
en la zona derecha superior o con la combinación de teclas CTRL+F1.
La ficha Archivo
La pestaña Archivo se encuentra destacada en color naranja, ¿por qué?
Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la
modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones
referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se
cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha
llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a
comentar a parte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha
como las que hemos visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú
vertical. Esta pestaña equivalía al botón Office en la versión PowerPoint 2007, y en
versiones anteriores era el menú
Archivo. Es decir, en PowerPoint 2010 hemos
vuelto a sus orígenes, pero con un diseño mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
También puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma
Reciente y Salir de la aplicación. Las opciones Información, Imprimir y Compartir
las veremos más adelante.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden mostrar un cuadro de
diálogo que nos pide más información para realizar la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeño
recuadro azul que no ocupa todo el ancho del menú. Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y
Salir.
- Opción que despliega una lista de opciones
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul
que ocupa todo el ancho del menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul más intenso, de forma que
sepamos qué información se está mostrando en el panel situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Información, Reciente o Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaña o pulsar la tecla ESC.
Crear presentación
A continuación veremos dos formas de crear una nueva presentación: partiendo de una en blanco y
partiendo de una plantilla.
- Crear presentación en blanco.
Crear una presentación es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto se muestra una presentación en
blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo también podemos crearla de forma explícita si, por
ejemplo, ya estamos trabajando con otra. Para ello haremos clic en Archivo>Nuevo. Seleccionamos la opción
Presentación en blanco y pulsamos el botón Crear de la derecha.
En las imágenes siguientes puedes ver el apartado Nuevo con las opciones descritas y el resultado final, es
decir, la presentación en blanco.
En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondrás de dos cuadros:
uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de ahí tendremos que añadir contenido o diapositivas
nuevas y todo lo demás.
- Crear presentación a partir de una plantilla.
Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es mucho más sencillo
trabajar. Es decir, nos adelantan trabajo.
Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos clic en
Archivo>Nuevo, pero esta vez seleccionamos la opción Plantillas de ejemplo. Aparecerá un listado de
plantillas, simplemente seleccionamos la más apropiada y pulsamos Crear.
Observa que en la parte de la derecha aparece una vista previa de la plantilla seleccionada, que se
corresponderá con la primera diapositiva, es decir, la "portada".
En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos clásico y este es el resultado:
Se trata de una presentación con 7 diapositivas, como puedes observar en el área de esquema de la
izquierda. Cada diapositiva tiene unos elementos distintos, pero siempre guardando un estilo y una temática
común.
Y esto es sólo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentación en blanco,
posteriormente podremos ir añadiendo elementos y diapositivas.
Guardar presentación
Guardar es una tarea fundamental. Obviamente, si realizamos un trabajo es para conservarlo y por lo tanto
deberemos guardar la presentación como un archivo almacenado en nuestro equipo. Pero también es
fundamental que guardemos las modificaciones a medida que vamos trabajando, porque si ocurre un error
en el sistema o se va la luz eléctrica evitaremos tener que rehacer las cosas. Como reza el dicho popular, más
vale prevenir que curar.
Guardar es tan sencillo como acceder a Archivo>Guardar o hacer clic en el botón de la barra de acceso
rápido. También disponemos del atajo de teclado CTRL+G.
Si es la primera vez que guardamos la presentación deberemos indicar dónde queremos guardarla y bajo
qué nombre. El resto de veces que guardemos, como el archivo ya se habrá creado, lo único que el sistema
hará es ir actualizando su contenido.
- La primera vez que guardamos se muestra una ventana similar a la siguiente (variará en función de la
versión de Windows que utilices):
El archivo con la presentación se guardará en la carpeta que estemos visualizando, es decir, en la que
tengamos abierta. En la imagen de ejemplo se guardaría en la carpeta Ejemplos del curso. Observa que en la
parte superior se indica la ruta de dicha carpeta y que desde el panel izquierdo puedes explorar las carpetas
del equipo para situarte en la que desees. Es interesante observar y recordar dónde se guardan los archivos
de trabajo, así como hacerlo de forma organizada. Si es necesario se pueden crear carpetas desde la opción
Nueva carpeta a fin de clasificar el trabajo de un modo más apropiado.
Además de tener en cuenta dónde, también es importante saber con qué nombre se guarda. Para ello
deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de texto Nombre de archivo.
Ya sólo nos queda pulsar el botón Guardar.
Por defecto se creará un archivo del tipo Presentación de PowerPoint, que tiene la extensión pptx. Si por
cualquier motivo queremos guardar la presentación con otro formato, por ejemplo el formato antiguo
(PowerPoint 97-2003), lo único que deberemos hacer es modificar el tipo de archivo, seleccionando el
adecuado de la lista desplegable que hay justo debajo del nombre de archivo.
- Guardar cambios sobre un archivo ya creado.
Como hemos dicho, el efecto que tendrá pulsar la opción Guardar en un archivo que ya se ha guardado
antes será simplemente actualizar los cambios y salvaguardar así nuestro trabajo. Esto se debe hacer con
cierta frecuencia, sin embargo en ocasiones se nos olvida y perdemos el trabajo por un fallo técnico.
En ocasiones es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con un nombre distinto al del
original. Así, podremos realizar modificaciones sobre él y dispondremos luego tanto de la presentación inicial
como de la copia modificada. Para ello, haremos clic en Archivo>Guardar como.
Se abrirá una pantalla idéntica a la que utilizábamos para guardar por primera vez y por lo tanto el proceso
será el mismo que ya hemos visto. Esto tiene su lógica, ya que PowerPoint necesitará saber dónde guardar la
copia y con qué nombre.
Abrir y cerrar presentaciones
- Una vez hemos creado y guardado una presentación ya la tenemos almacenada en el equipo. Bien, y
ahora, ¿cómo la abrimos si queremos verla o seguir editándola? Existen varias formas de abrir una
presentación, nos vamos a centrar en las dos principales: abrirla desde PowerPoint localizándola
manualmente en su carpeta contenedora y abrirla desde la lista de archivos recientemente utilizados
1) Desde la opción Archivo > Abrir o las teclas rápidas CTRL+A se inicia el siguiente cuadro de diálogo:
La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para localizar aquella donde
fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic sobre él para seleccionarlo y pulsamos el
botón Abrir. El archivo se mostrará para empezar a trabajar con él.
2) Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo encontrarán más práctico el
segundo método: abrir el archivo de entre las presentaciones recientemente utilizadas. Este listado lo
encontramos en Archivo > Reciente.
A la izquierda apreciaremos la lista de las últimas presentaciones abiertas y a la derecha una lista de las
últimas carpetas contenedoras de presentaciones utilizadas. El listado se va actualizando según utilizamos
PowerPoint, pero también lo podemos modificar a nuestro antojo, si lo deseamos:
- Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botón derecho sobre él y escogemos la
opción Quitar de la lista.
- Para forzar a que un elemento se muestre siempre en la lista, lo deberemos anclar haciendo clic en
su botón en forma de chincheta . La chincheta se mostrará azul y como si estuviese clavada, esto
indicará que se encuentra anclado. Para desanclarlo volveremos a hacer clic sobre el botón.
Ya sabemos abrir presentaciones, sólo nos queda mencionar un último detalle. PowerPoint permite trabajar
con varias presentaciones a la vez, de modo que si tenemos una abierta e intentamos abrir otra, esta se
mostrará en una ventana nueva.
Por ello, es importante saber cambiar de ventana adecuadamente. Una forma sencilla de hacerlo es desde la
pestaña Vista, en el menú Cambiar ventanas. La ventana que se mostrará en primer plano será aquella que
esté seleccionada, es decir, marcada con un tick junto a su nombre.
Si lo que queremos es cerrar una presentación, pero sin cerrar Word, deberemos hacer clic en Archivo >
Cerrar.
Si había dos o más ventanas de PowerPoint abiertas, al cerrar la presentación se cerrará la ventana. Esto será así en todos los casos, excepto cuando sólo quede una presentación abierta, que se mostrará PowerPoint sin ningún archivo de trabajo abierto.
Unidad 2.
Las vistas
Cambiar de vista
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo manejarnos en
los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión
particular de cada una de las diapositivas como una visión global de todas ellas, así como reproducir la
presentación para ver el resultado al final.
Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.
- Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.
Donde encontraremos las cuatro vistas principales (Normal, Clasificador, Vista lectura y Presentación) que
nos permitirán modificar el diseño, echar un vistazo general a todas ellas, abrirlas en pantalla completa para
leerlas o ver la presentación tal y como se verá cuando la proyectemos en nuestra exposición. Durante el
tema iremos viéndolas con detalle.
- Desde las opciones de la cinta.
Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí encontramos algunas vistas más además de las que
ya aparecían en la barra inferior, como la Página de notas o las Vistas patrón.
La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación. Puesto que se trata de una vista muy
importante, porque nos permite ver el resultado final tal cuál lo verá nuestro público, posee una ficha propia
llamada Presentación con diapositivas. En ella encontraremos distintas formas de ejecutarla.
Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente. Con ella podemos ver, diseñar y modificar la
diapositiva que seleccionamos. La iniciamos desde Vista>Normal o bien desde la barra inferior pulsando el
botón.
Puesto que se trata de la vista que se muestra inicialmente al iniciar PowerPoint, ya la hemos comentado en
la unidad anterior. Sin embargo, la repasaremos brevemente.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva
que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la
parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la
diapositiva.
Esta es la vista que más utilizarás ya que desde ella modificaremos la presentación. Es la vista de trabajo, por
decirlo de alguna manera. Podemos insertar texto en las diapositivas, cambiar su color y diseño, etc.
Vista Clasificador de diapositivas
La vista clasificador muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición. Dicho
orden se representa con un pequeño número situado en la esquina inferior izquierda de cada una de las
diapositivas. También pueden aparecer clasificadas en secciones, si así lo hemos establecido.
Por lo tanto, con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación. Nos permite localizar
una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas. En definitiva,
para organizarlas.
Se inicia también desde Vista>Vistas de presentación>Clasificador de diapositivas. También dispones de un
botón en la barra inferior que presenta el siguiente aspecto.
Zoom
El zoom no es exactamente una vista, pero permite acercar o alejar las diapositivas en algunas vistas, como
Normal y Clasificador de diapositivas.
Para aplicarlo deberemos situarnos primero en la diapositiva sobre la que queramos que se aplique el zoom. Ten presente que no es lo mismo tener la diapositiva seleccionada en el área de esquema que en el área de
trabajo. Dependiendo de cuál seleccionemos, el zoom se aplicará sobre ésta zona.
Observa el siguiente ejemplo del zoom aplicado a una diapositiva en el área de trabajo.
Las miniaturas de las diapositivas mantienen el mismo tamaño, al igual que la propia ventana. Lo único que
cambia es la diapositiva seleccionada en el área de trabajo.
- Encontrarás la herramienta Zoom en la ficha Vista. Al hacer clic sobre ella, se desplegará una ventana
donde podrás escoger el porcentaje de zoom deseado de entre las opciones, o bien escribir uno
personalizado.
También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el control.
desplazando el marcador o pulsando los botones - y +.
- Una opción muy útil es la de ajustar el tamaño de la diapositiva al tamaño de la ventana. Es decir, que la
diapositiva se verá más pequeña si la ventana de PowerPoint se encuentra restaurada, y más grande si se
maximiza. Eso sí, siempre se verá completa.
Para ajustarla, hacemos clic en el botón Ajustar a la ventana de la ficha Vista o bien pulsamos el botón de
la barra inferior.
Vista Presentación con diapositivas
La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación para mostrar cuál será el resultado final.
Lo habitual es reproducir la presentación desde la diapositiva que se está visualizando en ese momento,
normalmente para ver cómo queda la diapositiva que acabamos de realizar y poder apreciar todos los
elementos, incluidos los efectos animados que no se apreciarían en ninguna otra vista.
- Podemos iniciar esta vista desde:
- La cinta, en Presentación con diapositivas > grupo Iniciar presentación con diapositivas > Desde la
diapositiva actual.
- El botón de la barra inferior.
- Lo habitual es que una presentación contenga diversas diapositivas. Durante la exposición de cara al
público es imprescindible que sepas moverte de una a otra con soltura para ir avanzando. La siguiente tabla
muestra las teclas apropiadas para realizar las acciones básicas:
Además de estas acciones, también es posible modificar la forma del puntero del ratón o dibujar y resaltar
sobre la diapositiva.
Además de estas acciones, también es posible modificar la forma del puntero del ratón o dibujar y resaltar
sobre la diapositiva. Poner la pantalla en blanco o en negro para que las personas nos miren a nosotros en
un momento dado, sin la distracción de la diapositiva, etc. Pulsando la tecla F1 desde la vista de
presentación puedes ver el cuadro de ayuda con todas las teclas para cada función.
Todas estas funciones se podrían realizar también mediante el menú contextual. Es decir, haciendo clic con
el botón derecho del ratón sobre la presentación y utilizando las opciones Anterior, Siguiente, Ir a
diapositiva, Fin de la presentación, etc. Sin embargo, esto no es muy recomendable, ya que además de ser
incómodo, la visualización del menú puede distraer la atención del público y dar una imagen poco
profesional.
- Hemos comentado que esa es la forma más habitual de reproducir la presentación, pero no la única. En la
ficha Presentación con diapositivas encontramos otras formas de reproducción que pueden resultarnos
útiles:
- Desde el principio para reproducirla toda. También se puede ejecutar este tipo de presentación
pulsando la tecla F5.
- Y Presentación personalizada, para escoger exactamente en qué orden reproducirlas. Esto puede
resultar muy útil si en la exposición de cara al público se decide modificar el orden de ciertos puntos,
de este modo no será necesario modificar la presentación. Esto nos ahorrará mucho tiempo y
evitará que terminemos con distintas versiones o copias de lo mismo, ya que podremos almacenar
varios órdenes de reproducción en la propia presentación y así utilizar la misma para distintos
públicos.
- Por último comentaremos la opción Difundir presentación de diapositivas, que es una novedad muy
interesante de esta última versión de PowerPoint. Permite publicar en internet una presentación
para que los receptores de la misma la puedan seguir desde su ordenador, móvil, o cualquier otro
dispositivo. Lo que hace grande a esta idea es que el público no sólo dispone de la presentación, sino
que la visualiza al ritmo que marca el locutor en tiempo real. Veremos esto en detalle más adelante,
en la unidad dedicada a la publicación de las presentaciones.
Otras vistas
Además de las vistas que hemos visto a lo largo del tema, existen otras formas de visualizar la presentación.
En este apartado las introduciremos ligeramente, aunque las más importantes las iremos viendo en
profundidad a lo largo del curso.
Muestra cada diapositiva en una página, seguida de sus correspondientes anotaciones. Se inicia desde la
ficha Vista.
La vista es muy similar a la de presentación. Se abre a pantalla completa y permite observar las animaciones
y transiciones. Sin embargo, esta vista se muestra en una ventana que se puede restaurar y maximizar a
placer. Así podremos ver el resultado final pero de una forma más flexible para trabajar. Se inicia desde la
ficha Vista o desde el botón la barra inferior.
Para movernos por las diapositivas, a nuestro ritmo, deberemos utilizar los botones que se muestran en la
zona inferior. También desde ahí podremos cambiar de vista de nuevo.
- Vistas enfocadas a la impresión
Las vistas Patrón de documentos y Patrón de notas que se encuentran en la ficha Vista están enfocadas a la
impresión. En el primer caso, de varias diapositivas en la misma página, y en el segundo de diapositivas junto
con sus correspondientes anotaciones. Pero, en ambos casos, se muestran respetando aspectos importantes
en el diseño enfocado a la impresión, como los márgenes, o pies y encabezados de página.
También existe una Vista previa de impresión en Archivo>Imprimir, que no es más que el aspecto que tendrá
la presentación si se imprime. Permite modificar el zoom, pasar de página, y poco más.
Esta vista, disponible en la ficha Vista, muestra el patrón empleado para facilitar su modificación.
Con una imagen quedará más claro. La siguiente diapositiva se muestra en la vista normal a la izquierda y en
vista patrón a la derecha.
Unidad 3.
Trabajar con diapositivas
En esta unidad nos centraremos en aprender a trabajar con las diapositivas de una presentación, sin
adentrarnos en cómo modificar su contenido. Veremos cómo podemos insertar nuevas diapositivas,
eliminarlas, copiarlas o moverlas. Como podrás comprobar, se trata de acciones muy sencillas de realizar.
Insertar una nueva diapositiva
Para apreciar mejor cómo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices la vista normal y que
selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema.
Puedes añadir una diapositiva de dos formas:
- Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.
- O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. En
caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertará tras ella.
Nivel Básico
22 Manual de PowerPoint 2010
Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botón
Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.
Podemos escoger entre diferentes diseños, o cargar una diapositiva en blanco. No te preocupes si no estás
seguro del diseño que necesitarás, porque no tienes claros qué contenidos vas a incorporar, ya que más
adelante veremos cómo modificar los elementos que contiene.
Seleccionar diapositivas
Para realizar las acciones que veremos a continuación en ocasiones será necesario saber seleccionar
diapositivas. Por lo tanto vamos a ver cómo hacerlo.
Desde la vista Normal, lo más adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en el área de
esquema, cuando se tiene activa la pestaña Diapositivas . Aunque resulta más cómodo
hacerlo desde la vista Clasificador de diapositivas.
- Para seleccionar una diapositiva, hacemos clic sobre ella. Así, las acciones realizadas se aplicarán a esta.
- Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacemos clic sobre la primera de ellas y pulsamos la
tecla MAYÚS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic en la última diapositiva del tramo a seleccionar.
- Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, mantendremos la tecla MAYÚS pulsada e iremos
haciendo clic en cada una de ellas.
Como puedes observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las rodea.
Copiar una diapositiva
Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de diapositiva del área de esquema
ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar la diapositiva. También resulta muy
práctico realizar este tipo de acciones desde la vista clasificador de diapositivas.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:
1. Seleccionar la diapositiva a copiar y pulsar en el botón que se encuentra en la pestaña
Inicio.
2. Después seleccionar la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsar el
botón .
- Desde el menú contextual:
1. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva a copiar y seleccionar la opción Copiar
en el menú contextual que se muestra.
2. Hacer clic con el botón derecho del ratón entre dos diapositivas, es decir, donde queramos insertar
la copia. Deberemos seleccionar la opción de pegado más adecuada.
1. Hacer clic sobre la diapositiva a copiar y pulsar la combinación de teclas CTRL + C (que realiza la
acción de copiar).
2. Hacer clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la copia y pulsar CTRL + V (pegar).
Es posible copiar varias diapositivas a la vez, seleccionándolas antes de ejecutar la acción de copiar.
Duplicar una diapositiva
Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una
diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra
presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de
varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
- Desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la opción Duplicar
diapositivas seleccionadas.
- O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D
Mover diapositivas
- Para mover una o varias diapositivas realizamos los mismos pasos que para copiarlas. La única diferencia
es que la acción a realizar será Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar.
Por lo tanto, podemos hacerlo desde:
- La opción Cortar del menú contextual, o de la ficha Inicio.
- La combinación de teclas CTRL+X.
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación debemos seleccionar la diapositiva a
desplazar y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrarla hasta la posición final.
Al desplazarla el puntero del ratón muestra junto a él un rectángulo dibujado, y aparece una delgada línea
cuando nos situamos entre dos diapositivas. Esta línea indica en qué posición se situará la diapositiva. Por
ejemplo, si queremos colocar la segunda diapositiva entre las diapositivas 3 y 4, moveremos el ratón hasta
que la línea esté entre la 3 y la 4. En la siguiente imagen
puedes observar cómo se ha realizado la operación en la
vista Clasificador de diapositivas.
Una vez estamos situados en la posición de destino,
soltamos el botón del ratón y automáticamente la
diapositiva se desplazará a la posición. Las diapositivas se
reenumerarán de acuerdo con su nuevo orden.
El funcionamiento es idéntico en la vista Normal, donde lo
más sencillo sería mover las miniaturas de la ficha
Diapositivas, aunque también podemos moverlas si se
encuentra activa la pestaña Esquema. En este último caso
lo haremos desplazando el pequeño símbolo que las representa . Lo arrastraremos como ya hemos visto en el ejemplo anterior. La siguiente imagen muestra
cómo realizaríamos el mismo movimiento que hemos visto anteriormente: la segunda diapositiva entre las
diapositivas 3 y 4.
Como puedes apreciar en estas imágenes la diapositiva 2 ha pasado a ocupar la posición 3 y la que ocupaba
la posición 3 pasa a ser la 2.
Eliminar diapositivas
Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que debemos hacer es seleccionarlas, como ya hemos
visto en esta unidad. Luego, disponemos de dos métodos para ejecutar la eliminación. Escoge el que más
cómodo te resulte.
- Utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre su miniatura. La opción adecuada será Eliminar diapositiva.
- Pulsando la tecla SUPR.
Unidad 4.
Manejar objetos
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, como gráficos, imágenes, textos,
vídeos o sonidos.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con más
detalle. Esta unidad la dedicaremos a aprender las acciones básicas que ya hemos visto aplicadas a las
diapositivas, es decir: seleccionar, mover, copiar y eliminar. También veremos algunas acciones más
específicas de los objetos como alinear, voltear u ordenar.
Al igual que en la unidad anterior recomendábamos utilizar la vista Clasificador de diapositivas, por ser la
más cómoda para trabajar con diapositivas, en esta unidad trabajaremos siempre con la vista Normal. Es
sólo en esta vista donde podremos trabajar con los objetos de una diapositiva.
Reglas, cuadrícula y guías
Antes de nada es conveniente aprender a utilizar las reglas y guías, puesto que nos ayudarán a situar y
alinear los distintos objetos en la diapositiva. Se muestran y ocultan desde la ficha Vista, grupo Mostrar,
activando y desactivando sus correspondientes casillas de verificación. En la imagen siguiente están todas
activas.
Recuerda que sólo se pueden mostrar en la vista Normal. Esto significa que, si te encuentras en otra vista, las
opciones aparecerán inactivas.
Tampoco debes olvidar que estas marcas no se imprimen ni se muestran en la presentación final, sino que se
dibujan simplemente en el área de trabajo como elementos de apoyo.
Al activar las reglas se mostrarán dos: una vertical a la izquierda y otra horizontal en la zona superior. Nos
permiten conocer la posición de cualquier objeto, ya que al situar el cursor sobre la diapositiva, una pequeña
línea discontinua marca su posición en ambas reglas.
En la imagen hemos situado el cursor donde empieza el título de nuestra presentación. De ese modo vemos
las líneas en la regla que nos dan las coordenadas del mismo.
Los valores de la regla siempre van del 12 al 12, situando el 0 en el punto central. Ten en cuenta que la
precisión de los valores de la regla dependerá del espacio de la ventana de PowerPoint. Si se encuentra
maximizada, se mostrarán más valores, si en cambio ocupa un pequeño espacio se verán las mediciones más
espaciadas, como se aprecia en la imagen.
La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeños cuadrados
que facilitan la alineación de los objetos en la diapositiva.
Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales. De
esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la información mejor.
Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es saber cómo incluirlos
en nuestra presentación. Podemos hacerlo, fundamentalmente, de dos formas:
- Aprovechar el diseño de la diapositiva.
Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseño de entre los existentes. En muchos casos, el
diseño incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el recuadro inferior de la imagen siguiente.
Una serie de imágenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar el cursor sobre ellas
aparecerá un pequeño globo informativo que nos ayudará a identificarlos. Lo único que necesitamos saber
es que cada imagen es un botón que inserta el tipo de objeto que representa: tablas, gráficos, SmartArt,
imágenes, imágenes prediseñadas y clips multimedia. En función del tipo de objeto seleccionado se
ejecutará una acción u otra que nos permitirá especificar las dimensiones de la tabla o qué imagen agregar,
por ejemplo.
- Insertar objetos de forma independiente
Pero, ¿qué ocurre si queremos incluir más de un objeto en la diapositiva? ¿Dos, tres, diez? Para eso
deberemos insertarlos a mano desde la ficha Insertar.
Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos de objetos
Tipos de objetos
Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son:
- Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer el número de filas y el número de columnas.
- Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras, de líneas, tartas,
etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel.
- SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva. Tan sólo hay que
escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá sus elementos jerarquizados.
- Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro ordenador.
Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos de Microsoft.
- Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado en nuestro
ordenador.
- Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas.
- Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la caja de texto.
En futuras unidades del curso iremos profundizando en cómo tratar cada uno de estos objetos para
personalizarlos o trabajar con ellos.
Seleccionar objetos
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él.
En ocasiones es posible que se seleccione su contenido y no el objeto en sí. Lo apreciarás porque la línea que
bordea al objeto es discontinua. Es el caso, por ejemplo, del siguiente texto:
En ese caso haz clic sobre el marco y así será el objeto el que pasará a estar seleccionado, presentando el
siguiente aspecto:
Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.
- Seleccionar varios objetos es tan sencillo como mantener pulsada la tecla CTRL mientras se hace clic con el
ratón en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y siempre sin soltar la tecla, se quitará la selección.
Copiar objetos
Los pasos para copiar objetos son prácticamente los mismos que para copiar diapositivas:
1. Seleccionar el objeto a copiar (como acabamos de aprender).
2. Ejecutar la acción Copiar.
3. Posicionarse en el lugar donde queramos incluir la copia del objeto. Puede ser en la misma
diapositiva, en otra diapositiva de la misma presentación o incluso en otra presentación.
4. Ejecutar la acción Pegar.
- Recuerda que tienes distintas formas de copiar:
- Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + C),
- Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Copiar.
- Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón .
- Recuerda que tienes distintas formas de pegar:
- Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + V),
- Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Pegar.
- Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón .
El objeto casi nunca se copiará al lugar exacto que deseemos, de modo que deberemos moverlo hasta su
posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.
- Existe otra forma de copiar objetos: duplicarlos.
Se trata de una forma mucho más rápida que el procedimiento de copiar y pegar, pero que tiene la
limitación de que la copia se situará siempre en la misma diapositiva que la original.
Por supuesto, podremos moverla posteriormente, pero entonces el tiempo empleado sería similar al del
proceso de copiar, y por lo tanto no supondría ninguna ventaja utilizar este método.
Para duplicar, seleccionamos uno o varios objetos y pulsamos la combinación de teclas CTRL+ALT+D.
En las siguientes imágenes puedes ver cuál sería el antes y el después:
Mover objetos
Hay dos formas básicas de mover objetos: arrastrándolos o con las acciones cortar/pegar.
Se emplea para mover objetos dentro de una misma diapositiva.
1. Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Verás que aparece un marco a su
alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor
toma el siguiente aspecto .
2. Pulsa el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo pulsado, arrastra el objeto. Verás una copia
semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que aprecies cómo quedaría en cada
posición.
3. Cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa
automáticamente en la posición que le has indicado.
La siguiente serie de imágenes reproducen el proceso:
Este método se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son muy similares a los
vistos para copiar anteriormente:
1. Seleccionar el objeto.
2. Ejecutar la acción Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta).
3. Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto.
4. Ejecutar la acción Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta).
Hay que tener en cuenta que, si el objeto se encontraba originalmente en una diapositiva cuyo diseño
contenía el elemento objeto para facilitar su incorporación, al moverlo a otra se volverá a mostrar el cuadro
para insertar objetos.
Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa la tecla SUPR.
Eliminar objetos
Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla SHIFT.
Después los puedes borrar pulsando la teclaSUPR.
Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc. pero la sección reservada a estos objetos se mantiene
aunque vacía:
Si quieres también borrar estas secciones tienes que pulsar nuevamente SUPR.
Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo cuando estamos eliminando.
Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para deshacer (o rehacer) la última operación
realizada.
- Para Deshacer la última operación realizada podemos:
- Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido,
- o con las teclas Ctrl + Z
Haciendo clic en el triángulo del botón se despliega una lista con las últimas operaciones realizadas. Sólo nos
queda marcar las que queremos deshacer.
- Para Rehacer la última operación realizada podemos:
- Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido,
- o con las teclas Ctrl + Y
Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones marcándolas de la lista
desplegable asociada al botón.
Modificar el tamaño de los objetos
Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o para disminuir, tienes que visualizar el
marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos.
Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que
el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirán modificar al
mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la
flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después
suelta el botón del ratón.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función similar a los
situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del
objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del
objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .
Distancia entre objetos
PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o entre un objeto y un punto indicado.
Para realizar las mediciones necesitamos tener activadas las guías que dividen la diapositiva en cuatro partes
iguales. Recuerda que se activan desde la ficha Vista.
Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratón toma
la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto, después suelta el botón del ratón. A
continuación arrastra la guía hasta la posición del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla MAYÚS,
verás que aparece un pequeño recuadro en el que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta
donde se encuentra en estos momentos la guía.
Girar y Voltear
Los objetos que admiten ser girados o volteados son las imágenes y las formas. Aplicaremos un giro cuando
queramos rotar la imagen y voltearemos cuando queramos crear una imagen refleja como la que veríamos si
la situáramos frente a un espejo.
El procedimiento para realizar estas acciones es:
1. Seleccionar el objeto.
2. Hacer clic en la opción correspondiente. Las encontraremos todas en la ficha Formato, grupo
Organizar, menú Girar.
A continuación veremos con detalle las distintas opciones:
- Girar 90º a la izquierda y Girar 90º a la derecha giran el objeto 90 grados en la dirección indicada.
- Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente: se obtiene su simétrico cogiendo como eje de
simetría la vertical y la horizontal respectivamente.
Observa, que sólo con situar el cursor sobre la opción deseada, el objeto muestra una previsualización del
resultado. Así, podremos hacer clic si es lo que buscábamos, o dejarlo como está si no lo es.
Veamos el resultado que se produciría en la siguiente imagen de ejemplo para cada una de las opciones:
Si prefieres girar el objeto libremente sólo tendrás que hacer clic sobre unos puntos verdes que aparecen
alrededor del objeto (son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto), en la punta del
puntero del ratón aparece una flecha en forma de circunferencia, sitúate sobre el punto verde que quieras y
después arrastra el ratón hacia la posición que tu deseas y verás como la figura gira, una vez conseguido el
giro deseado suelta el botón izquierdo del ratón.
